BERAU – Dalam upaya meningkatkan efektivitas dan efisiensi koordinasi layanan keprotokolan serta komunikasi pimpinan, Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Berau melalui Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan (Prokopim) secara resmi meluncurkan sistem digital SIAP Pimpinan (Sistem Koordinasi dan Manajemen Agenda Protokoler dan Komunikasi Pimpinan), Selasa (20/5/2025).
Peluncuran yang berlangsung di Dapur Teras, Jalan H. Isa III, Tanjung Redeb ini dibuka langsung oleh Wakil Bupati Berau Gamalis, dan dihadiri para kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD), Ketua PWI Berau Yudhi Perdana beserta anggota, serta perwakilan SMSI Kabupaten Berau.
Dalam sambutannya, Wabup Gamalis mengapresiasi inovasi digitalisasi yang digagas oleh Bagian Prokopim di bawah kepemimpinan Agus Susanto. Ia menyebut sistem ini sebagai langkah strategis dalam mendukung pelayanan keprotokolan yang lebih efektif dan efisien.
“Tentu saya pribadi menyambut baik hal ini, karena bagaimanapun aksi perubahan ini merupakan sebuah aksi yang harus dilewati dalam rangka pelatihan kepemimpinan administrator di Lembaga Administrasi Negara,” ujarnya.
Ia menambahkan, SIAP Pimpinan dirancang untuk memangkas waktu koordinasi yang selama ini dilakukan secara manual. Sistem ini memungkinkan komunikasi dua arah antara Prokopim dengan pengguna layanan, termasuk rekan-rekan media yang ingin memantau agenda pimpinan.
“Saya mendorong agar sistem ini segera disosialisasikan kepada masyarakat dan OPD terkait dengan kegiatan protokol,” tutupnya.
Sementara itu, Kepala Bagian Prokopim Setda Berau, Agus Susanto menjelaskan bahwa peluncuran SIAP Pimpinan merupakan jawaban atas kebutuhan akan sistem koordinasi kegiatan pimpinan yang lebih tertata, efisien, dan terdokumentasi.
Menurutnya, selama ini proses koordinasi masih banyak dilakukan secara manual, baik melalui pesan pribadi maupun komunikasi informal lainnya, yang rawan menimbulkan miskomunikasi dan tumpang tindih agenda.
“SIAP Pimpinan hadir untuk menyediakan sistem yang terstruktur, terdokumentasi, dan mudah diakses. Sistem ini berbasis web dan mobile dengan pendekatan user-friendly, serta bisa disesuaikan dengan dinamika kebutuhan lapangan,” jelasnya.
Platform ini memfasilitasi pencatatan, pemantauan, dan pengelolaan agenda pimpinan secara real-time. Selain itu, sistem juga mendukung pengajuan audiensi, undangan, dan kegiatan dari OPD maupun pihak eksternal, serta menyediakan ruang komunikasi koordinatif antar tim protokol, ajudan, dokumentasi, dan komunikasi pimpinan.
Ia juga menambahkan bahwa ke depan, pengembangan fitur akan terus dilakukan, termasuk integrasi dengan sistem informasi daerah lainnya dan pelatihan intensif bagi seluruh pengguna sistem.
“Penyusunan SOP pemanfaatan SIAP Pimpinan juga tengah kami lakukan sebagai acuan resmi pelaksanaan tugas koordinasi,” terangnya.
Ia menegaskan bahwa aksi perubahan ini adalah awal dari perjalanan menuju tata kelola organisasi yang lebih profesional, transparan, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi.
“Terima kasih kepada seluruh pihak yang telah mendukung, termasuk mentor dan pimpinan daerah. Kami berharap sistem ini menjadi bagian dari reformasi birokrasi menuju pelayanan publik yang prima,” pungkasnya. (srn/dez)
Reporter: Sahruddin
Editor: Dezwan